Эксперты АО «Гринатом» рассказали, как получить максимум эффекта от оптимизации и роботизации процессов

Как изменится бережливое производство в эпоху цифровизации, рассуждают эксперты вузов и руководители российских компаний на конференциях, тематических платформах и в научных сообществах. Но все они сходятся во мнении, что инструменты бережливого производства и цифровые технологии взаимно дополняют друг друга и позволяют получить более высокие производительность и качество процессов.

Сотрудники АО «Гринатом», реализуя свои ПСР-проекты, не раз подтвердили наблюдения сторонних экспертов. Прежде чем использовать цифровые инструменты для повышения качества или сокращения времени предоставления услуг, необходимо оптимизировать процесс: провести анализ проблем, оценить риски, устранить возможные потери, стандартизировать и унифицировать шаблоны и документацию. И уже в отлаженном процессе применять инструменты автоматизации, например, внедрять программных роботов.

Ярким примером такой синергии стал ПСР-проект «Оптимизация процесса работы с изменениями в СУ ИТ [1]», реализованный в 2021 году в управлении инфраструктурных сервисов. Основными задачами ПСР-проекта команда определила сокращение времени протекания процесса и рациональное использование ресурсов экспертов и ведущих специалистов, задействованных в процессе работы с изменениями в СУ ИТ. В команду проекта вошли Александр Калачев, начальник управления инфраструктурных сервисов, Александр Подвойский, эксперт отдела ИТ-архитектуры, и представители отдела экспертизы и координации: эксперт Яна Пластунова и специалист по аналитике Елизавета Смирнова.

На старте проекта коллеги отмечали такие проблемы, как большое количество рутинных задач, на решение которых эксперты вынуждены тратить много времени, и высокая доля ручного труда в процессе, что приводит к возникновению ошибок. Сложность выбранного к оптимизации процесса заключалась в том, что типизировать инфраструктурные изменения практически невозможно. В каждом изменении должны быть учтены входящие данные: какие информационные системы (ИС) и сервера затрагивает изменение, есть ли возможность проведения работ в рабочее время. Также ограничителем выступила и сама СУ ИТ. Изменения должны были проводиться в соответствии с правилами системы, а она подразумевает ручной подход к работе. В результате был придуман робот, автоматизирующий действия координатора при создании изменений.

Происходит это следующим образом: все данные, необходимые для создания изменения, координатор указывает в шаблоне, далее размещает шаблон в библиотеке документов. Затем робот читает файл и запускается по следующему алгоритму: 

1) проверяет корректность заполнения файла, в случае отсутствия обязательных для создания изменения данных уведомляет пользователя об ошибке. В случае корректного заполнения переходит к созданию изменений в СУ ИТ;

2) создает изменения и задания в СУ ИТ, переводит созданное изменение в фазу «Утверждение», уведомляет автора запроса о завершении работы;

3) осуществляет мониторинг статусов созданных изменений и уведомляет ответственных лиц в случае изменения статуса.

Подводя итоги проекта, команда зафиксировала сокращение времени протекания процесса на 50% и снижение ошибок. Повысилась обучаемость новых сотрудников. Создание робота также поспособствовало оптимизации процессов проведения внутреннего аудита информационных систем, передачи ИС в техническую поддержку, развертыванию ПАК СБИС [2] и других. Эксперты были выведены из реализации типовых изменений для участия в более сложных. «Этот проект помог нам сэкономить ресурсы, и на сегодняшний день полученный опыт применяется в департаменте информационных технологий по другим типам стандартных изменений», – поделился Александр Калачев.

Действительно, после реализации проекта команда продолжила работать над типовыми шаблонами изменений для ДИТ. В результате были разработаны шаблоны стандартных изменений жизненного цикла закрытого корпоративного облака (ЗКО), среди которых создание виртуальной машины в ЗКО, открытие сетевых взаимодействий и другие. Все шаблоны применимы в работе как через робота для инициализации изменения в СУ ИТ, так и через шаблоны в СУ ИТ. На текущий момент разрабатываются шаблоны стандартных изменений, связанные с метрокластером [3].

Роботизация применима и эффективна для большинства направлений деятельности: бухгалтерия и налоговый учет, документооборот, управление персоналом, финансы, закупки, логистика, ИТ. На текущий момент командой отраслевой программной роботизации создано и запущено в эксплуатацию более 400 роботов, которые выполняют более 10 млн операций в год, роботизированы 48 систем и приложений, более 200 сотрудников избавлены от рутины. С дополнительными примерами использования роботов для оптимизации бизнес-процессов вы можете познакомиться здесь.

«Использование роботов будет успешным в случае, когда процесс стандартизирован, повторяется и реализуется в информационных системах. Внедряя роботов в свои процессы, вы создаете возможность не только повысить скорость и качество выполнения повторяющихся операций, но и возможность увеличить количество услуг и заказчиков с сохранением текущей численности сотрудников, тем самым увеличить прибыль подразделений», – комментирует Владимир Журавлев, руководитель отраслевой роботизации АО «Гринатом». Команда отраслевой роботизации помогает рассчитать экономическую эффективность роботизации процесса, обеспечивает непрерывное и качественное функционирование программных роботов, на постоянной основе информирует заказчика о фактических эффектах.

Сегодня мы имеем уникальную возможность найти ключ к снижению производственных затрат при одновременном повышении производительности труда за счет правильной комбинации цифровизации и традиционных инструментов бережливого производства. Для оценки возможностей оптимизации и роботизации ваших процессов вы можете обратиться в ПСР-офис Гринатома и Управление программной роботизации. 

________________________________________